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November 29, 2023 | Allgemein FeG Datenschutz FeG-Geschäftsführung Gemeindeleben

FeG-Datenschutz | Warnung vor dem neuen Microsoft Outlook-Client

Neuer Microsoft-Client ist nicht datenschutzkonform

Microsoft forciert seit geraumer Zeit eine neue Version des E-Mail-Clients Outlook. Outlook eignet/eignete sich nicht nur für von Microsoft selbst betriebene E-Mail-Server, sondern für beliebige andere Anbieter. Die Kommunikation erfolgte vom eigenen PC/Laptop dann direkt mit der jeweiligen E-Mail-Plattform.

  • Untersuchungen von IT-Spezialisten, Datenschützern, des BfDI und des BSI deuten auf Folgendes bei der Verwendung der neuen Version von Outlook hin:
  • Im Gegensatz zu den bisherigen Versionen kommuniziert die neue Version von Outlook über die Plattformen/Cloud-Dienste von Microsoft. Mit anderen Worten: Verwendet ein Nutzer die neue Version von Outlook, so geht auch dann der E-Mail-Verkehr über die Server von Microsoft, selbst wenn die E-Mail-Server/-Dienste von einem anderen Betreiber angeboten werden. Das gilt auch für Eigen-Hosting verantwortlicher Stellen (im Sinne des Datenschutzes).
  • Um es noch deutlicher zu machen: Mit der neuen Version von Outlook händigen Sie alle mit ihren E-Mail-Accounts verbundenen Daten samt Login-Daten (!) an Microsoft ohne gesicherte Rechtsgrundlage aus. Aus heutiger Sicht müssen wir das als Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen betrachten.

Keine vernünftige Stellungnahme

Der IT-Fachverlag Heise hat Microsoft zur Stellungnahme aufgefordert. Die Auskunft ist ‚schwammig‘ bis ausweichend. Der BfDI hat Microsoft ebenfalls zur Stellungnahme aufgefordert. Eine Antwort ist uns noch nicht bekannt.

An Details Interessierte können sich z. B. hier sachkundig machen:

Lösung des Problems

So stellt Microsoft auf PCs/Laptops mit bereits installiertem Outlook das neue Outlook zur Verfügung:

Die Umstellung auf die neue Version erfolgt mit einem Schiebeschalter in der rechten oberen Ecke.

  • Bei einer Neuinstallation wird unserer Kenntnis nach direkt die neue Version von Outlook installiert und konfiguriert.

Empfehlungen

  1. Nicht auf die neue Version von Outlook umstellen.
  2. Falls bereits auf die neue Version umgestellt wurde:
  3. Rückkehr zur alten Version (geht über denselben Schalter)
  4. Kennwörter für den Zugang zu den E-Mail-Accounts ändern.
  5. Möglichkeit der Verwendung alternativer E-Mail-Clients prüfen (z.B. Thunderbird, eM-Client etc.)

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich für IT-bezogene Anliegen an Ihren IT-Admin oder für datenschutzspezifische Anliegen an uns.

Reiner Dienlin | Bundesbeauftragter für Datenschutz im Bund FeG

Weiterführende Links

Foto: Jochen Weinand

Reiner Dienlin | Bundesbeauftragter für Datenschutz im Bund FeG | datenschutz.feg.de

Pressekontakt

Nathanael Ullmann schaut in die Kamera.Foto: FeG Deutschland | AW

Nathanael Ullmann | Referent für Medien und Öffentlichkeitsarbeit

Foto: FeG Deutschland | NU

Artur Wiebe | Referent für Medien und Öffentlichkeitsarbeit | Pressesprecher